Tartalomjegyzék
Digitalizáció. Van, akinek borsódzik a háta a szó hallatán, és van, aki kizárólag az utópisztikus, napfényes jövőbe vezető innovációt látja benne. Az igazságot természetesen itt is valahol árnyaltabb területeken érdemes keresni, de az kétségtelen, hogy a versenyképesség fenntartása érdekében minden vállalatnak, cégnek szüksége van az adatmegőrzési módszerek modernizálására, senkit sem úszhatja meg a 21. századot. Ez persze nem olyan egyszerű, hogy papíralapú tárolásról átállunk digitálisra, és már készen is vagyunk: sokan ezért ódzkodnak belevágni ebbe a sokszor hosszas és energiafaló procedúrába. Cikkünkben nekik gyűjtöttük össze, milyen hasznokkal jár, ha mielőbb rászánják magukat.
1. Költséghatékonyság
Kezdjük valami kézenfekvővel: az egyik legegyértelműbb jótéteménye a digitalizációnak, hogy kevesebb papírt és tonert használunk, mint régebben. De ami ennél is fontosabb anyagilag a cégeknek, hogy kevesebb helyre van szükségük az archiváláshoz, amivel fontos négyzetmétereket és szintén komoly összegeket takaríthatnak meg. Az így felszabadult helyet pedig bármire lehet használni, amivel a vállalat produktivitása növelhető. Arról nem is beszélve, hogy az irodai eszközök (nyomtatók, fénymásolók, iratmegsemmisítők) karbantartására is kevesebbet kell fordítani így, mert kevesebb személyes kiszállást kell fizetni a szakembereknek.
2. Munkasebesség növelése
Képzelje el azokat az irodákat, ahol a nyolcvanas-kilencvenes évek alkalmazottai dolgoztak. Az asztalokon púpokban álltak az akták, súlyos fémszekrényekben, poros dobozokban tárolták a lyukkártyákat, floppykat, később a CD-ket. Ezeket a helyiségeket mára sokkal szellősebbé tette a digitalizáció, fizikai tárhelyre alig van szükség az információ tárolásához. És nemcsak kisebb helyen fér el sok dolog, hanem könnyebben hozzáférhetők is: most már nem kell hosszú negyedórákat elvesztegetve kartotékokon, esetleg lemezek címkéin végigmennünk, ha valami olyasmire van szükségünk, amivel fél évvel ezelőtt foglalkoztunk – a felhőkben minden csupán pár kattintásnyira található.
3. Versenyképesség erősítése
Régi a mondás, de a digitalizációra is igaz: az idő pénz. Manapság a legkeményebb valuta az információ, és az, hogy naprakész adatok alapján ki tud a leggyorsabban, vagy esetleg teljesen automatizálva, humán döntéshozatal nélkül reagálni. A digitális hatékonyság ma már olyan irányelv, amelyet minden iparág a magáénak akar tudni az egészségügytől a marketingig. A negyedik ipari forradalommal foglalkozó cikkünkben részletesebben is olvashat a keretes részekben arról, hogy a digitalizáció hogyan teszi napjainkban egyre versenyképesekké nemcsak nyugaton, de Magyarországon is a különböző termelőüzemeket.
4. A digitalizáció biztonsága
Ha egy cég digitálisan tárolja az adatait, az két szempontból is nagyobb védettséget biztosít: mind a külső, rosszakaró behatolók (tolvajok, kémek), mind a különböző balesetek (tűz, beázás) ellen úgy a legegyszerűbb védekezni, ha a számunkra fontos dolgok fizikailag nincsenek is ott, ahol ne adj’ isten a baj történhet. Egy jól védett, a digitális tér biztonságát élvező felhőhöz pedig nehéz hozzáférni még a hackereknek is. Az pedig, aki hajlandó együtt haladni a folyton növekvő kiberbiztonsági igényekkel, tényleg nyugodtan alhat, nem kell félnie, hogy adataihoz illetéktelenek férnek hozzá.
5. Flexibilis munkavégzés
A digitalizáció egyik legnagyobb hatása mindennapjainkra abban áll, hogy egyre több munkavállaló dolgozik autonóm, önszabályozó munkarenddel, projektalapon. Mostanra nagyjából minden adat és információ elérhető különféle digitális eszközökről, ami azt jelenti, hogy az emberek nem föltétlenül kell bejárjanak dolgozni – szinte a világ bármelyik pontjáról elvégezhetik a feladataikat. A technikai fejlődés és azon belül a digitalizáció nemcsak azt tette lehetővé, hogy akkor dolgozzunk és úgy, ahogy akarunk, hanem hogy erre igény és lehetőség is legyen: lévén, hogy egyre több a digitális szolgáltatás, ezt működetnie is kell valakinek, úgyhogy a cégek egyre több szabadúszót és távolsági munkaerőt alkalmaznak.
6. Digitálisan könnyebb kommunikálni
Ez szorosan összefügg a flexibilis munkavégzéssel, mondhatni elősegítette annak kialakulását. Az már alap, hogy cégen belül sokat Skype-olunk, és három-négy kattintás után elérhetünk bármit a Dropboxban vagy a Google Drive-on, hogy feltöltsük egy blogra vagy honlapra, ahol aztán az internetezők megnézhetik maguknak, share-elhetik Facebookon, és remélhetőleg jól összekattintgatják. De gyakran még a munkánkhoz szükséges szkilleket is „távközléssel” sajátítjuk el különböző videókonferenciák és online képzések révén. A digitalizáció adja nekünk az egyre gyorsuló (mobil)netet is, és persze neki köszönhetjük, hogy anno (húsz évvel ezelőtt) el tudtak terjedni a mobiltelefonok, melyek egyre csökkentették az emberek, így a munkatársak közti kommunikációs távolságot is. A digitalizáció rohamosságát mi sem bizonyítja jobban, mint az, hogy mobiltelefonjainkkal gyakran már nem is a régi, konvencionális hálózat segítségével kommunikálunk: WiFi-re vagy mobilnetre csatlakozva nem ritkán szervezeten belül is olcsóbb „telefonálni” (WhatsApp, Viber), mint a céges flotta perceit fogyasztva.
7. Adatmegőrzés az utókornak
Nem létezik olyan archiválási forma, amit az idő ne kezdene ki. A papír megsárgul, bepenészedik, ha nedvesség éri, a műanyagból készült lemezek pedig még a papírnál is kevésbé tartósak. Igazából az sem alhat nyugodtan, aki külső merevlemezeken tartja az adatait, hisz azok is könnyen elromolhatnak. Viszont ha egy cég felhőalapú szolgáltatásokban menti el az adatait, akkor azok akár végtelen ideig megőrizhetőek a szolgáltató szerverein, és elő is hívhatóak onnan. De ez a fajta digitalizáció segíti elő a különböző kulturális termékek könnyebb, akár ingyenes hozzáférhetőségét is. Arról nem is beszélve, hogy a felhőalapú szolgáltatások versenyt futnak egymással azon a területen is, hogy ki tudja a jobb rendszerezési és archiválási lehetőségeket biztosítani, ami a felhasználóknak és az utókornak mindenképp előnyös.
8. Károk könnyű helyreállítása
Valószínű, hogy nem létezik olyan cég, amelyiknél legalább az egyik vezető vagy alkalmazott ne szenvedett volna legalább személyes szinten kárt adatvesztésből. Leggyakrabban a merevlemezek (HDD) forgó alkatrészei sérülnek meg úgy, hogy legfeljebb csak költségesen lehet visszanyerni az eltűnt adatokat, és akkor még nem beszéltünk az elveszített, archiválatlan tartalmakkal teli laptopokról, tűzesetekről, hackertámadásról, vagy akár háborúról. A digitálisan őrzött adatoknak az az előnye, hogy könnyen és gyorsan másolat készíthető róluk, amik egyszerűen elérhetők a világ bármely pontjáról, és így a különböző fizikai károkon túl nem kell még egy információs katasztrófát is elszenvednünk.
9. Új üzleti modellek
Gondoljon bele: ma már nagyjából nincs olyan digitális tool, gadget, amit ha képes körülírni angol kulcsszavakkal, ne találna meg a Google-ben. Van helyesírásírás-ellenőrző plugin, színkódkereső, szociális média-teljesítménymérő stb. Az online eszközszolgáltatás viszont csak egyetlen ágazata a digitalizációval párhuzamosan beköszöntő, új üzleti modelleknek. Bizonyos szolgáltatások egyre kevésbé cég- és vállalatfüggőek, és inkább arra alapoznak, hogy a felhasználók legyenek egyben a szolgáltatók is, lásd Über vagy AirBnB. Szóval ha kreatívnak érzi magát, a digitalizáció valamelyik hullámát meglovagolva önnek is teremhet babér.
10. A digitalizáció környezetbarát
A felhők papírt takarítanak meg. Eléggé költőien hangzik, nem? Pedig szóról szóra igaz. Ahogy a fenti pontokból már kiderült, a digitalizáció elhozta a kevesebb papír korát. És noha tényleg fontos, hogy a cégek költséghatékonyan működjenek, ami ennél is lényegesebb abban, hogy a papírhasználat csökken a digitalizációnak köszönhetően, az az, hogy kisebb terhet rovunk így a környezetre. A minőségi papír előállításához fát, különböző vegyi anyagokat és vizet használnak, úgyhogy érhető, miért előnyös már az is, ha elfogadja az internet- és gázszolgáltatójától, hogy mostantól digitálisan küldje ki önnek a számlát. Komolyra fordítva a szót, a digitalizálás elősegítésével a cégek és vállalatok nem csak az alkalmazottaikat és saját pénztárcájukat kímélik, de a jövőt is óvják az által, hogy a lehető legkevesebb papírt használják.
Kezdésnek persze az sem lenne rossz, ha minél többen átlátnák a digitalizáció előnyeit és jótéteményeit. Ezért ha van olyan ismerőse, aki nem érti, mi értelme a digitalizációnak, és önre is űrlényként tekint, mert nem papíron vezet mindent, ossza meg vele ezt a cikket, hátha mégis kedvet kap kipróbálni egy új módszert.
